「営業が苦手だから、新しいお客様が増えない」
「話が上手な人でなければ、仕事は取れない」
「断られるのが嫌で、なかなか連絡できない」
営業に対して、このような苦手意識を持つ人は少なくありません。
特に中小企業では、社長自身が営業を担当していることがあります。
しかし、社長の仕事は営業だけではありません。
現場対応、見積もり、請求、社員の相談、経営判断など、毎日たくさんの仕事があります。
そのため、営業が得意かどうか以前に、営業を続ける時間がありません。
結論から言うと、営業は才能だけで決まるものではありません。
話が上手でなくても、人付き合いが得意でなくても、
連絡する、記録する、次の予定を決める
という流れを仕組みにすれば、営業は続けやすくなります。
今回は、営業を個人の能力に頼らず、会社の習慣に変える方法を紹介します。
営業が得意な人だけに任せると、会社は不安定になる
営業が得意な社員が一人いると、その人に仕事が集まりやすくなります。
お客様との関係。
見積もりの内容。
次に連絡する時期。
相手が困っていること。
これらの情報を、その人だけが知っている状態になります。
一見すると、問題なく営業が進んでいるように見えます。
しかし、その人が休んだり、退職したりしたらどうなるでしょうか。
誰に連絡すればよいのか分からない。
どこまで話が進んでいるのか分からない。
見積書を送った後なのか、返事待ちなのかも分からない。
営業が個人の記憶や経験だけに頼っていると、会社全体で引き継ぐことができません。
優秀な営業担当者がいることは強みです。
ただし、その人にすべてを任せきることは、会社にとって大きな危険でもあります。
営業は、個人の技術と会社の仕組みを組み合わせる必要があります。
営業が続かない本当の理由
営業が続かない理由は、話すのが苦手だからとは限りません。
多くの場合、次のような理由があります。
- 誰に連絡すればよいか分からない
- 前回何を話したか覚えていない
- いつ連絡すればよいか決まっていない
- メールを書くたびに文章を考えている
- 営業先の情報がいろいろな場所にある
- 忙しくなると営業が後回しになる
つまり、営業の能力よりも、
準備と管理に時間がかかりすぎている
ことが問題です。
毎回ゼロから考える仕事は、面倒になります。
面倒な仕事は、忙しい日に後回しになります。
そして、後回しにした営業は、そのまま忘れられます。
営業が苦手なのではなく、営業を始めるまでの手間が大きすぎるのです。
営業を「考える仕事」から「確認する仕事」に変える
営業を続けるためには、毎回考えることを減らします。
例えば、営業を始めるたびに、
「今日はどの会社に連絡しよう」
「前回は何を送っただろう」
「どのような文章にしよう」
と考えていたら、なかなか行動できません。
そこで、営業先を一覧にして、次の連絡日を決めておきます。
営業を始めるときは、その一覧を見るだけです。
今日連絡する会社。
返信が来ている会社。
見積書を送ったままの会社。
フォローが必要な会社。
これらが見えるようになれば、営業は考える仕事ではなくなります。
一覧を見て、順番に対応する仕事になります。
これは大きな違いです。
判断する回数が減れば、営業の負担も減ります。
仕組み1 営業先を一か所にまとめる
最初に必要なのは、営業先の情報を一か所にまとめることです。
名刺は机の引き出し。
メールアドレスはGmail。
電話番号はスマートフォン。
相談内容は手帳。
見積書はパソコンのフォルダ。
このように情報が分かれていると、確認するだけで時間がかかります。
最低限、次の情報を一覧にします。
- 会社名
- 担当者名
- メールアドレス
- 電話番号
- 会社のホームページ
- 興味を持っている内容
- 最後に連絡した日
- 次回連絡日
- 現在の状態
- メモ
すべてを細かく入力する必要はありません。
営業を続けるために必要な情報だけで十分です。
大切なのは、どこを見れば分かるのかを決めることです。
仕組み2 営業の状態を分かりやすくする
営業先を一覧にしても、全員が同じ状態ではありません。
まだ連絡していない会社。
初回メールを送った会社。
返信が来た会社。
打ち合わせ中の会社。
見積書を提出した会社。
今回は見送りになった会社。
これらを同じ一覧のまま管理すると、次に何をすればよいか分かりません。
そこで、営業先ごとに状態を付けます。
例えば、次のような状態です。
- 未連絡
- 初回メール送信済み
- 返信待ち
- リマインド必要
- 返信あり
- 打ち合わせ予定
- 見積提出済み
- 検討中
- 成約
- 見送り
この状態を見るだけで、現在の状況が分かります。
難しい営業用語は必要ありません。
社員が見てすぐに意味が分かる言葉を使うことが大切です。
仕組み3 次回連絡日を必ず決める
営業管理で最も重要なのは、次回連絡日です。
営業先の会社名や担当者名を記録していても、次にいつ連絡するか決まっていなければ、営業は止まります。
「来週ごろに連絡しよう」
「少し時間を置いて確認しよう」
このような予定は、忙しくなると忘れます。
日付で決めることが大切です。
例えば、
初回メールを送ったら、7日後。
資料を送ったら、5日後。
見積書を送ったら、1週間後。
「来月また連絡してください」と言われたら、来月の具体的な日。
このように、行動と日付を組み合わせます。
次回連絡日が来たら、その会社が一覧に表示されるようにすれば、フォロー漏れを防げます。
営業は記憶力で行うものではありません。
予定で管理するものです。
仕組み4 メール文章を毎回ゼロから作らない
営業メールを書くことに時間がかかる会社もあります。
丁寧に書こうとするほど、
「失礼ではないだろうか」
「売り込みに見えないだろうか」
「この言い方でよいだろうか」
と悩みます。
そして、メールを1通作るだけで30分以上かかります。
これでは、営業を続けることが難しくなります。
営業メールは、基本の形を作っておくと便利です。
例えば、
- 名刺交換後のメール
- ホームページを見て連絡するメール
- 紹介を受けたときのメール
- 以前取引があった会社へのメール
- 7日後のフォローメール
- 資料送付後の確認メール
- 見積提出後の確認メール
基本の文章を用意し、相手の会社に合わせて一部だけ変えます。
すべて同じ文章を送るのではありません。
毎回ゼロから作る部分を減らすのです。
これだけでも、メール作成の負担は大きく下がります。
仕組み5 営業する曜日と時間を決める
営業は、時間が空いたときに行おうとすると、なかなか実行できません。
中小企業の仕事では、時間が自然に空くことはほとんどありません。
急な電話。
お客様からの依頼。
現場のトラブル。
見積もりの修正。
営業よりも急ぎの仕事が、次々に入ってきます。
そこで、営業する時間を先に決めます。
例えば、
毎週月曜日の午前中に、新しい営業先を確認する。
毎週水曜日の午後に、返信がない会社を確認する。
毎週金曜日に、翌週の連絡予定を確認する。
1回30分でも構いません。
営業を長時間行うのではなく、決めた時間に少しずつ行います。
営業は、やる気がある日にまとめて行うより、短い時間でも毎週続けるほうが安定します。
仕組み6 小さな目標にする
「今月は10件契約を取る」
このような目標は、結果としては分かりやすいものです。
しかし、契約するかどうかを決めるのは相手です。
自分では完全に管理できません。
目標を契約数だけにすると、成果が出ないときに営業が嫌になります。
そこで、自分で管理できる行動を目標にします。
例えば、
- 毎週5社に連絡する
- 毎日1社の情報を確認する
- 返信が来たら当日中に反応する
- 次回連絡日を必ず入力する
- 毎週金曜日に営業一覧を確認する
これらは、自分で実行できる目標です。
営業では、すぐに結果が出ないこともあります。
だからこそ、行動を続けたことも成果として確認する必要があります。
営業の仕組みは、人を冷たくするのか
営業を仕組みにすると、
「機械的な営業になるのではないか」
「相手に合わせた対応ができなくなるのではないか」
という反対意見があります。
確かに、決まった文章をそのまま大量に送ったり、相手の状況を考えずに自動で連絡したりすれば、冷たい営業になります。
しかし、仕組みの目的は、相手への気配りを減らすことではありません。
むしろ反対です。
基本的な管理を仕組みに任せることで、相手のことを考える時間を増やします。
次回連絡日を思い出す。
過去のメールを探す。
会社名や担当者名を確認する。
このような作業に時間を使わず、
「この会社は何に困っているのか」
「どのような情報が役立つのか」
「今連絡してよい時期なのか」
を考えられるようにします。
仕組みは、人間らしい対応をなくすものではありません。
人間が本当に考えるべき部分に集中するための道具です。
自動化しすぎると失敗する
営業を効率化したいと考えると、すべてを自動にしたくなることがあります。
営業先を自動で集める。
メールを自動で送る。
返信がなければ自動で再送する。
何度も自動でフォローする。
確かに、送信数は増えます。
しかし、相手の会社に合っていないメールを大量に送れば、信頼を失う可能性があります。
営業メールは、数だけ増やせばよいものではありません。
特に中小企業の営業では、地域や人とのつながりが重要です。
一度悪い印象を持たれると、別の会社にも話が伝わることがあります。
自動化するのは、次のような作業にとどめるほうが安全です。
- 次回連絡日を計算する
- 連絡が必要な会社を表示する
- Gmailの下書きを作る
- 返信が来たことを記録する
- 営業状況を一覧にする
最終的にメールを確認し、送信するのは人です。
この形なら、効率と丁寧さを両立できます。
営業が苦手な人ほど、仕組みが役に立つ
営業が得意な人は、感覚で次の行動を決められることがあります。
相手の反応を見て、連絡する時期を考える。
会話の流れから、次の提案を作る。
自然に人間関係を築く。
しかし、営業が苦手な人に、
「相手に合わせてうまく対応してください」
と言っても、難しく感じます。
仕組みがあれば、最低限の行動が分かります。
返信が来たら、早めに返す。
相談内容を記録する。
次の行動を決める。
次回連絡日を入れる。
予定日に確認する。
これらを順番に行えば、営業が得意でなくても大きな失敗を減らせます。
仕組みは、優秀な営業担当者を作るものではありません。
営業が止まらないようにするものです。
一人で営業する会社こそ、記録が必要
社員が多い会社では、営業担当者や事務担当者が情報を確認してくれます。
しかし、社長が一人で営業している会社では、誰も確認してくれません。
連絡を忘れても、注意してくれる人はいません。
返信が来ていても、見落とす可能性があります。
次回連絡日を過ぎても、誰も教えてくれません。
だからこそ、一人で営業する会社には仕組みが必要です。
これは管理を厳しくするためではありません。
忙しい社長を助けるためです。
頭の中にある予定を外に出し、一覧にしておけば、覚え続ける必要がありません。
営業先を忘れないことは、お客様を大切にすることでもあります。
最初から完璧な仕組みを作らなくてよい
営業管理の仕組みを作ろうとすると、
「高い営業システムが必要なのではないか」
「細かい入力が増えて、かえって面倒になるのではないか」
と心配する人もいます。
実際、使わない機能が多いシステムを導入すると、管理が複雑になることがあります。
入力項目が多すぎると、誰も使わなくなります。
最初は、Googleスプレッドシートでも十分です。
必要な項目は、次の程度です。
| 会社名 | 担当者 | 最終連絡日 | 返信 | 次回連絡日 | 状態 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 株式会社○○ | 山田様 | 7月10日 | なし | 7月17日 | リマインド必要 | 採用ページを提案 |
| 有限会社△△ | 佐藤様 | 7月15日 | あり | 7月18日 | 打ち合わせ予定 | 営業管理に興味 |
まずは、今日誰に連絡するのか分かる状態を作ります。
使いながら、必要な項目だけ追加します。
仕組みは、立派であることより、毎日使えることのほうが大切です。
営業アシスタントが目指すもの
ビオス北海道の「営業アシスタント for 中小企業」は、営業担当者の代わりに勝手に契約を取るシステムではありません。
営業先を整理し、メール作成の負担を減らし、返信や次回連絡を忘れないようにする仕組みです。
例えば、
- 営業先を一覧で管理する
- 挨拶の種類を選んでメールの下書きを作る
- 初回送信日を記録する
- 返信があった会社を確認する
- 7日後のフォローが必要な会社を表示する
- 次回連絡日を管理する
といった使い方を想定しています。
営業を完全に自動化するのではありません。
営業が苦手でも、忘れずに続けられる状態を作ることが目的です。
まとめ
営業は、話が上手な人だけができる仕事ではありません。
もちろん、会話力や提案力は大切です。
しかし、それ以上に大切なのは、
連絡する。
記録する。
次の予定を決める。
約束した日に連絡する。
この基本を続けることです。
営業が続かない会社では、営業担当者の能力よりも、管理の仕組みが不足していることがあります。
誰に連絡するのか。
何を提案したのか。
返信が来ているのか。
次はいつ連絡するのか。
これらが一か所で分かれば、営業の負担は小さくなります。
反対に、情報が人の頭の中やメールの中に散らばっていると、どれだけ営業が得意でも取りこぼしが起きます。
営業は才能だけではありません。
忘れずに続けられる仕組みが、成果を作ります。
最初から完璧なシステムを導入する必要はありません。
一つの営業リストを作る。
次回連絡日を入れる。
毎週決まった時間に確認する。
まずは、そこから始めれば十分です。
営業が苦手でも、仕組みがあれば続けられます。
続けられれば、お客様との接点が増えます。
その積み重ねが、相談、商談、そして新しい仕事につながっていきます。
次回予告
営業アシスタント for 中小企業 開発ストーリー
なぜビオス北海道は、営業管理の仕組みを作ろうと考えたのか。
きっかけは、高額な営業システムを作りたかったからではありません。
名刺交換をしても、その後の連絡を忘れてしまう。
メールを送っても、フォローする日が分からない。
返信が来ても、忙しさの中で対応が遅れる。
そんな中小企業の悩みを、もっと簡単な方法で解決できないかと考えたことが始まりでした。
次回は、「営業アシスタント for 中小企業」が生まれた背景と、開発の考え方を紹介します。