営業メールを送ったあと、どのくらい待ってから再度連絡すればよいのでしょうか。
すぐに連絡すると、しつこいと思われそう。
でも、時間を空けすぎると忘れられてしまいそう。
このタイミングに悩む中小企業の社長や営業担当者は少なくありません。
特に、名刺交換のあとや、ホームページを見て連絡した相手に対しては、どのくらいの間隔でフォローすればよいのか迷いやすいものです。
結論から言うと、営業メールのフォローは、初回送信から5日〜7日後が一つの目安です。
もちろん業種や相手との関係性によって変わりますが、まずは「1週間前後で一度フォローする」と決めておくと、営業活動が続けやすくなります。
なぜ1回送っただけでは反応がないのか？
営業メールを送っても、すぐに返信が来るとは限りません。
それは、相手が興味を持っていないからとは限りません。
単純に忙しくて見落としている。
あとで読もうと思って忘れている。
社内で確認しようとして止まっている。
今すぐ必要ではないが、気にはなっている。
このようなことはよくあります。
つまり、返信がないことは、必ずしも「断られた」という意味ではありません。
むしろ、相手の頭の中に少しだけ残っている状態かもしれません。
そのタイミングで、やわらかくもう一度連絡することで、返事をもらえる可能性があります。
早すぎるフォローは逆効果になる
営業メールを送った翌日や2日後にすぐフォローすると、相手によっては少し急かされているように感じることがあります。
もちろん、すでに商談中の相手や、相手から「急ぎで」と言われている場合は別です。
しかし、初回の営業メールであれば、相手にも読む時間、考える時間、確認する時間が必要です。
まだ読んでいないうちに再連絡が来ると、少し重たく感じられることもあります。
そのため、初回営業メールのフォローは、早すぎないことが大切です。
遅すぎるフォローも効果が下がる
反対に、2週間、3週間と空いてしまうと、相手は最初のメールを忘れている可能性が高くなります。
こちらとしては「先日ご連絡した件ですが」と思っていても、相手にとっては「何の話だったかな？」となってしまいます。
営業は、相手の記憶に少し残っているうちに、もう一度声をかけることが大切です。
だからこそ、5日〜7日後くらいがちょうどよい目安になります。
短すぎず、空きすぎない。
このくらいの間隔であれば、相手に負担をかけすぎず、自然に思い出してもらいやすくなります。
フォローメールで大切なのは「売り込みすぎない」こと
フォローメールというと、もう一度強く営業するイメージを持つ方もいるかもしれません。
しかし、フォローの目的は押し売りではありません。
目的は、相手に思い出してもらうことです。
そのため、文章は短く、やわらかく、相手に負担をかけない内容にすることが大切です。
たとえば、次のような形です。
先日は突然のご連絡失礼いたしました。
ご多忙のことと存じますので、
改めてご連絡させていただきました。
もし現在、ホームページ更新や販促物の見直しなどで
お困りのことがございましたら、
一度お話を伺えますと幸いです。
このように、相手を急かさず、選択肢を渡すような文章にすると、受け取る側も返信しやすくなります。
フォローすべき相手を覚えておくのが難しい
ここで問題になるのが、フォローの管理です。
営業先が数社であれば、誰にいつメールを送ったか覚えていられるかもしれません。
しかし、営業先が30社、50社、100社と増えていくと、記憶だけで管理するのは難しくなります。
誰に初回メールを送ったのか。
何日に送ったのか。
返信はあったのか。
次はいつ連絡すべきなのか。
これを毎回自分で確認するのは、かなり面倒です。
その結果、せっかく営業メールを送っても、フォローを忘れてしまうことがあります。
これはとてももったいないことです。
営業は、最初の一通だけで終わるものではありません。
一通目で知ってもらい、二通目で思い出してもらい、タイミングが合ったときに相談につながる。
この流れを作ることが大切です。
フォローのタイミングは仕組みにしておく
営業を続けるためには、フォローのタイミングを毎回考えないことが大切です。
たとえば、
初回メールを送った日を記録する。
7日後に返信がなければ「リマインド必要」と表示する。
返信があれば「返信あり」に変える。
フォローが必要な相手だけを一覧で見られるようにする。
このような仕組みがあるだけで、営業の抜け漏れは大きく減ります。
大切なのは、営業を自動化しすぎることではありません。
相手に合わせて、必要なタイミングで、忘れずに連絡できる状態を作ることです。
営業が苦手な人ほど、フォローの型を持つ
営業が得意な人は、自然にタイミングを見て連絡できます。
しかし、営業が苦手な人にとっては、いつ連絡するか、何を書けばよいかを毎回考えるだけでも負担になります。
だからこそ、最初から型を決めておくことが大切です。
初回メールを送る。
5日〜7日後に返信がなければフォローする。
フォロー文は短く、やわらかくする。
反応があれば、次の相談につなげる。
この流れがあるだけで、営業はかなり進めやすくなります。
営業は才能だけで決まるものではありません。
忘れずに続けられる仕組みがあるかどうかで、大きく変わります。
まとめ
営業メールを送った後のフォローは、初回送信から5日〜7日後が一つの目安です。
早すぎると急かしているように感じられます。
遅すぎると、相手に忘れられてしまいます。
大切なのは、相手の負担にならないタイミングで、自然にもう一度声をかけることです。
そして、そのフォローを忘れないためには、記憶に頼らず、仕組みにしておくことが大切です。
営業メールは、送って終わりではありません。
送った後に、きちんと追いかける。
返信が来たら見落とさない。
必要な相手に、必要なタイミングで連絡する。
この積み重ねが、営業の成果につながります。
営業が苦手な中小企業ほど、がんばる営業ではなく、忘れない営業を目指すことが大切です。